Asistencia Administrativa

PERFIL PROFESIONAL

Técnico profesional en Asistencia Administrativa, con competencias para liderar procesos dentro de la organización de manera dinámica, pro activa creativa, e innovadora, con alto grado de competitividad, capaz de adaptarse a los cambios tecnológicos para desarrollar funciones de una manera eficiente, eficaz y efectiva.

Competente en el manejo de Servicio al cliente, Operaciones Contables, Salud Ocupacional, Administración, Gestión Documental, Talento Humano, Organización de Eventos Empresariales, Producción de documentos Comerciales y Ética Profesional.

Así mismo con gran sentido de responsabilidad, pertenencia y adaptación a los cambios organizacionales en cuanto a los avances tecnológicos, habilidades y destrezas para la utilización de las TICS, solución de conflictos, trabajo en equipo y poder de liderazgo.

Con excelentes relaciones interpersonales y sentido de superación, dispuestos a sacar delante nuestra empresa, teniendo claro que el Cliente es la Razón de ser de cualquier entidad, por ello merece que todos los esfuerzos que se hagan sean en beneficio y para satisfacer las necesidades de cada uno de ellos; pero con un alto nivel de calidad y productividad.

PERFIL OCUPACIONAL ASISTENTE ADMINISTRATIVO

             PERFIL OCUPACIONAL

El técnico profesional en asistencia administrativa esta capacitado para laborar en cualquier organización ya sea de carácter oficial o privado, con competencias para solucionar problemas del área administrativa, con gran poder de liderazgo para coordinar actividades interinstitucionales, trabajar en equipo, tomar decisiones fundamentales, preparado para organizar, controlar y dirigir, dando soporte administrativo en procesos empresariales en el área comercial, operativa, contable y logística de empresas dedicadas a la producción y comercialización de bienes o prestación de servicios como:

-Asistente administrativo

-Asistente de planeación administrativa

-Coordinador de servicios generales

-Asistente en la coordinación de eventos.

-Asistente del área de recursos humanos

COMPETENCIA LABORALES ASISTENTE ADMINISTRATIVO

COMPETENCIAS DE FORMACIÓN

Estructurado por las siguientes competencias que le ayudaran a desenvolverse mejor en el campo laboral:

SERVICIO AL CLIENTE. 
Facilitar el servicio a los clientes internos y externos de acuerdo con las políticas de la organización.
• Atender personalmente a los clientes de acuerdo con las políticas de la organización.
• Ofrecer a los clientes atención, utilizando la tecnología y normas de cortesía.

PRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS EMPRESARIALES. 
Producir los documentos que se originen de las funciones administrativas, siguiendo la norma técnica y la legislación vigente.
• Redactar los documentos de acuerdo con las normas técnicas.
• Digitar los documentos de acuerdo con su tipo y normas establecidas.
• Transcribir los documentos de acuerdo con las normas vigentes.

ARCHIVO

Tarea técnica de clasificar, ordenar y organizar los diversos tipos documentales.

• Desarrollar la capacidad de eficiencia, calidad y sigilo profesional en el ordenamiento de los diferentes documentos.
• Comprender el funcionamiento de la unidad de correspondencia, el recibo y despacho de los documentos a las áreas correspondientes.
• Ética profesional en el manejo de la información.
• Embalaje de correspondencia.

EJECUCIÓN DE PROGRAMAS DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA.
Intervenir en el desarrollo de los programas de mejoramiento organizacional que se deriven de la función administrativa.

• Desarrollar los programas de la Unidad Administrativa, siguiendo los lineamientos establecidos por la organización
• Ejecutar las actividades que se deriven de la función de la Unidad Administrativa, de acuerdo con el manual de procedimientos.

APOYO A LA COORDINACIÓN DE TALENTO HUMANO. 
Coordinar las actividades del Talento Humano asignado, teniendo en cuenta las funciones de la Unidad Administrativa.

·         Delegar Las actividades de acuerdo con las prioridades

·         Verificar las actividades delegadas al personal de la Unidad Administrativa, de acuerdo con las normas de la organización.

CONTABILIZACIÓN DE OPERACIONES EN LA EMPRESA.

Llevar contabilizaciones basadas en las diferentes normas y reglamentos contables.

COORDINACIÓN DE EVENTOS EMPRESARIALES.

Organizar eventos que promuevan las relaciones empresariales, teniendo en cuenta el objeto social de la empresa.
• Coordinar la planeación de eventos, teniendo en cuenta el proceso administrativo y las políticas de la organización.
• Proponer el protocolo de acuerdo con el tipo de evento.
• Divulgar eventos, teniendo en cuenta el plan general.

 SALUD OCUPACIONAL

     Protege y mejora la salud física, mental, social y espiritual en su puesto de trabajo, repercutiendo positivamente en la empresa.

FUNCIONES DEL ASISTENTE ADMINISTRATIVO

FUNCIONES ESPECÍFICAS

1. Producir los documentos que se originen de las funciones administrativas, siguiendo la norma técnica y la legislación vigente.

2. Facilitar el servicio a los clientes internos y externos de acuerdo con las políticas de la organización

3. Organizar la documentación teniendo en cuenta las normas legales y de la organización.

4. Intervenir en el desarrollo de los programas de mejoramiento organizacional que se deriven de la función administrativa.

5. Coordinar las actividades del talento humano asignadas, teniendo en cuentas las funciones de la unidad administrativa.

Que es la Norma GTC 185

Este documento  se plantea  como una guía, lo cual se adapta  a  cualquier necesidad o ambiente. Esta guía esta dirija a empresarios, directivos, instructores, asistentes administrativos y secretarios  y todas  aquellas personas  que estén involucradas  con el documento.

Esta norma editada por el Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificación (ICONTEC), fue ratificada por el Consejo Directivo de 2009-09-30.

El objetivo presentar recomendaciones para elaborar los diferentes tipos de documentos generados en las organizaciones, con el propósito de proyectar una adecuada imagen corporativa.

Objetivo de la Norma GTC 185

Esta guía  presenta  recomendaciones  para elaborar  los diferentes tipos de documentos generados en las organizaciones, con el propósito de proyectar  una adecuada  imagen corporativa.

Tiene una cuenta los aspectos generales  de la comunicación y presenta  un orden para las partes de cada tipo  de documentos , con base en  el estilo  y la presentación  que demanda  los protocolos organizacionales  y que se establecen en los manuales de procedimiento de cada organización , para la producción de documentos.

Esta GTC  está dirigida a empresarios, directivos, instructores, asistentes administrativos, secretarios y todas aquellas personas  involucradas  en la generación de documentos, para facilitar su elaboración y presentación.  


REFERENCIA NORMATIVA

Las siguientes son las  normas  que están involucran en la guía  GTC185:
NTC1001, Papel formatos                                                                                                                             
NTC1075, Guía de numeración                                                                                                                 
NTC4436, Presentación de tesis, trabajos de grados y otros proyectos de investigación                                                               
NTC5613, Referencias bibliográfica. Contenido forma y estructura.


TÉRMINOS  Y DEFINICIONES

Anexos
Abreviatura
Acta
Asuntos
Bibliográfica
Carta
Certificado
Circular
Cita
Código


LA GUÍA GTC 185 SIRVE

Para  la realización de:
Cartas
Memorandos
Circulares
Actas
Informes
Certificados y constancia
Hoja de vida corporativa
Mensajes electrónicos


MARGENES

Los márgenes de Word son el espacio en blanco que queda alrededor de los bordes de una página. Generalmente, el texto y los gráficos se insertan en el área de impresión situada entre los márgenes. No obstante, algunos elementos pueden colocarse en los márgenes: por ejemplo, los encabezados, pies de página y los números de página.

                                                                           

 ACTAS

Las actas expresan lo tratado en una reunión o situación especifica. Son documentos que adquieren valor administrativo, legal, jurídico e historio desde el momento de su creación.
 Descuerdo con la importancia o característica  especificas del acta, cada organización debe cumplir con lo ordenado en la legislación vigente en algunos casos   se debe registrar o presentar ante la competente; en este caso el acta se debe elaborar con un membrete.

CARACTERÍSTICAS DEL ACTA:

Toda acta debe llevar el nombre del grupo que se reúne. ademas se debe aclarar si el carácter de la reunión es ordinario o extraordinario.

Cada acta que se elabora debe expresar lo tratado en una reunión o situación especifica, sin describir detalles intrascendentes.

Las actas se redactan en tiempo pasado, excepto las de descargo que deben redactarse ne tiempo presente. ningún párrafo debe iniciarse con gerundio. se recomienda no redactarlas con lenguaje telegráfico; tampoco deben presentar errores técnicos,ortográficos,gramaticales ni de puntuación.

UTILIZACIÓN DE LAS ACTAS:

Las actas se utilizan como registro de todo contenido acontecido y acordado en una reunión o situación especifica

CLASES DE ACTAS

Existen varias clases de actas

- Actas de comités

-Actas del concejo municipal

-Actas de concejos

-Actas de junta directiva

-Actas de asamblea

PARTES DEL ACTA

• Titulo
• Denominación del documento y numero
• Encabezamiento
• Lugar de origen y fecha de la reunión
• Hora
• Lugar
• Asistentes
• Representaciones
• Invitados
• Ausentes

EJEMPLO:

CERTIFICADOS Y CONSTANCIAS

Documento de carácter probatorio, público o privado. Que asegura la adversidad y la legalidad de un hecho un acto solemne (acontecimiento acompañado de formalidades necesarias para la validez de un acto judicial, ceremonia, juramento o norma)

CONSTANCIA:

Documento de carácter probatorio en el que se describen hechos o circunstancias que no requieren solemnidad

D 102 código (opcional)

Barranquilla, 23 de junio del 2018

Ejemplo

LA GERENTA DE RELACIONES INDUSTRIALES

HACE CONSTAR:

Que la ingeniera SANDRA RAMIREZ  identificada con cédula de ciudadanía 34.527.143 de Villavicencio, trabaja en esta empresa desde el 10 de julio de 2004 y desempeña el cargo de asistente en talento humano.

Esta constancia se expide para trámite de visa en el consulado de los Estados Unidos de América.

CECILIA RODRIGUEZ OROZCO

Transcriptor: Sebastian Galindo

CARTA

La expedición de cartas u oficios esta acaro de funciones y empleados autorizados mediante un acto administrativo o en el cumplimiento de sus funciones.

Se recomiendo elaborar las cartas oficios extremos en formato carta, o A4, con logo, membrete y pie de pagina. estos elementos deberían estar en todas las hojas. Para las cartas u oficios internos, se recomienda que solo la primera hoja baya con logo membrete.

DC-4-05

Bogotá D.C, 23 de junio de 2018


Señor
NIDIA GONZALES MORA
Coordinadora Área Bienestar
Capacitación empresarial S.A

Calle 34 45-80
Bogotá D.C



Asunto: modelo estilo bloque


Cordial saludo, señora nidia:


El estilo bloque consiste  en que las líneas del código, la fecha, la firma y el cargo se ubica partiendo del centro del escrito hacia el margen derecho.


Los datos del destinatario, el asunto, el saludo, el texto de la carta, la despedida y las líneas especiales se ubican contra los márgenes izquierdos.

Agradecemos la aplicación de la guía


MARIA FERNANDA GOMES LARA
Orientadora de capacitación


Anexos: uno (un folio)
Copia: recursos educativos

Transcritor: Sebastian Galindo

INFORMES:

La expedición  de informes esta a cargo de funcionarios o empleados autorizados  mediante acto administrativo  o en el cumplimiento de sus funciones.

Los informes se elaboran en un papel con logosimbolo, descuerdo con las normas internas de la organicismo.

Si  es necesario, se recomienda elaborar un documento remisorio al presentar los informes administrativos ya sea que se envíen por Internet o el correo electrónico. 

Cuando existían anexos en un informe, se recomienda hacer su identificación,descripción o aclaración dentro del texto.

Ejemplo

CAPACITACIÓN CON BASEEN NORMAS DE COMPETENCIA LABORAL
                                                

Fecha:                             Medellín, 30 septiembre de 2009


ELABORADO POR:         John Alberto  correa zapata
                                         Juan Gonzalo donado Perea

1. OBJETIVOS

1.1cumplir con requisito exigido para la terminación del contrato como facilitador de acompañamiento.
1.2elaborar resumen sobre el proceso, desdé su inicio hasta el final.
1.3 presentar conclusiones
1.4hacer las recomendaciones


2. RESUMEN

Después de firmar el contrato por presentación de servicios como facilitadores y siguiendo instrucciones del director ejecutivo de cendal, se desarrollaron  las siguientes actividades:

·         Julio 18 del 2009: inicio del contrato, se concertó reunión  para el 22 de enero y confirmar las fechas de las capacitaciones en cada ciudad.

·       Julio 22 de 2009:reuion de gestión humana con el psicólogo Juan Pérez Ruiz para enviar convocatorias el 25 de enero re confirmando fechas y horarios

·         Las capacitaciones se llevaran a cabo entre el 1 de julio y el 15 de agosto de 2009.

·         Cada entidad facilitara las aulas requeridas, confirmando antes del primero de julio.

CIRCULAR

Comunicación escritas de interés común, con el mismo contenido o texto, dirija un grupo de personas tanto interna como externa para dar a conocer reglas de negocios, nuevo producto o servicios, entre otros.

CARACTERÍSTICAS DE LA CIRCULAR:

Se deben tener en cuenta los siguientes aspectos:

 - Tratar un solo tema

 -Iniciar y finalizar el texto con una frase de cortesía.

 -Redactar en forma clara, precisa, concreta concisa 

 -Usar un tratamiento respetuoso y cortes 

 - Emplear  un estilo gramatical, natural, sencillo y continuo 

 -Utilizar los formatos normalizados en el manual de procedimiento de cada organización y

 -Distribuir el texto de acuerdo con su conexión  

PARTES DE LA CIRCULAR:

• Encabezado
• Código
• Lugar de origen y fecha de expedición 
• Destinatario
• Asunto
• Saludo
• Texto
• Despedida
• Remitente y firmas de responsables

MEMORANDOS:

Son comunicaciones escritas que se utilizan para transmitir información,orígenes y pautas entre las dependencias locales, regionales,nacionales e internacionales y las lineas de coordinación jerárquica  de la organicismo.

UTILIZACIÓN DEL MEMORANDO:


El memorando puede tener uno de los siguientes objetivos:

    - Informar sobre un hecho en forma breve
    - Expresar necesidades
    - Hacer requerimientos
    - Regular o aclarar una situación
    - Tramitar, desarrollar o agilizar un asunto


PARTES:

•   Encabezado
•   Denominación del documento 
•   Código
•   Fecha
•   Destinatario y remitente
•   Asunto
•   Texto
•   Despedida
•   Remitente y firma responsable

DC – 6 – 0156


Bogotá D.C., 26 de octubre de 2009


PARA:       Ingeniera Amalia Mora Rodríguez, Instructora

DE:            Mario Rojas Sepúlveda, Director  Encargado

ASUNTO: Información sobre memorando



Con agrado la saludo e informo que el memorando es una comunicación escrita que utiliza para transcribir información, orientaciones y pautas entre las dependencias locales, regionales, nacionales e internacionales  y las líneas de coordinación jerárquica de una organización.

Es aconsejable que se conserven las normas de cortesía y protocolo usadas en la comunicación y se tengan en cuenta los parámetros anteriores


Atentamente,



Firmante,


Copia: Coordinación Instructores

Transcriptor: Sebastian Galindo